Zoom là một nền tảng họp hội nghị trực tuyến, cho phép nhiều người được kết nối với nhau trong một khoảng cách rất xa. Với điều kiện là người dùng cần phải trang bị ít nhất một thiết bị di động điện tử, như máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh, đồng thời cũng cần phải kết nối wifi để có thể sử dụng. 

Ảnh Zoom- họp hội nghị trực tuyến

Dịch bệnh Covid-19 khiến cho các trường học, công ty phải thay đổi phương thức học tập và làm việc. Chính vì vậy mà nhiều ứng dụng học và họp trực tuyến đã ra đời. Zoom chính là một trong những ứng dụng phục vụ cho việc đó. Vì vậy Zoom là gì? Mọi người cùng HacoLED tìm hiểu về các tính năng của Zoom cũng như cách sử dụng Zoom nhé!

Phần mềm zoom là gì?

Zoom-Zoom Cloud Meeting được biết đến là một giải pháp cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình nổi bật dựa trên đám mây giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng triển khai các cuộc họp trực tuyến từ bất cứ đâu, kể cả ngay trên các thiết bị di động như smartphone hay tablet.

Hiện nay, phần mềm Zoom đang được đánh giá là một ứng dụng phần mềm hoàn hảo cho những người hay đi công tác hoặc hay di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Ngoài ra, Zoom còn là giải pháp tối ưu dành cho cho cuộc họp trực truyến giữa các phòng ban với nhau.

Các tính năng chính của Zoom

Dưới đây là một số tính năng của Zoom cho phép người dùng có thể dễ dàng họp hội nghị trực tuyến

Chia sẻ màn hình

Nếu các bạn lo lắng bài trình bày không được minh họa thì tính năng này đã giải quyết nỗi lo đó. Các bạn có thể chia sẻ màn hình để trình chiếu những điều bạn muốn chia sẻ như: trình duyệt, slide, … để mọi người có thể dễ dàng theo dõi và hiểu những lời bạn nói.

Ảnh chia sẻ màn hình của Zoom

Bật và tắt mic

Kết nối với hệ thống camera và audio của thiết bị để giúp người tham gia có thể bật mic khi phát biểu và tắt mic khi không nói để giảm tạp âm cho phòng họp. Bên cạnh đó, người dùng có thể bật camera để những người tham gia nhìn thấy mặt nhau.

Tắt tiếng người tham gia

Người quản lí cuộc họp có thể tắt micro của bất kì người nào tham gia cuộc họp, đẻ đảm bảo cuộc trao đổi thông tin không bị nhiễu tiếng ồn từ nhiều phía.

Ngoài ra, Zoom Meetings còn được mã hóa ứng dụng để bảo mật thông tin trong cuộc họp không bị làm phiền bởi những người có ý đồ khác.

Có khung chat trực tiếp

Zoom hỗ trợ cửa sổ chat trực tiếp trong phòng họp để người tham gia họp có thể phát biểu và trao đổi bằng hình thức nhắn tin.

Ảnh khung chat trực tiếp của Zoom

Hỗ trợ phát biểu ảo

Một tính năng khá hay ho trong Zoom nữa có thể kể đến cho phép người tham gia phát biểu bằng hình thức giơ tay. Trong ứng dụng sẽ có biểu tượng giơ tay, khi người nghe muốn cắt ngang hoặc nêu ý kiến nào đó, họ có thể bật biểu tượng giơ tay để ra dấu hiệu cho người nói.

Ảnh hỗ trợ phát biểu ảo của Zoom

Ghi âm cuộc họp

Nếu muốn các thông tin của buổi họp được ghi lại để xem lại sau khi kết thúc, các bạn có thể chọn ghi âm để lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp đó.

Ảnh ghi âm cuộc họp của Zoom

Lên lịch cuộc họp trong tương lai (Schedule)

Để lên lịch họp trong tương lai, tại giao diện sau khi vừa đăng nhập vào Zoom, chúng ta chọn vào Schedule để lên lịch. 

Ảnh lên lịch cuộc họp trong tương lai của Zoom

Cách sử dụng Zoom

Mọi người khi muốn sử dụng Zoom Đầu tiên chúng ta cần có tài khoản để login vào để sử dụng phần mềm. Với tài khoản này, bạn có thể đăng ký bản miễn phí hoặc mua tài khoản để sử dụng tối đa những tính năng mà Zoom mang lại. 

Tiếp theo chúng ta cần những thiết bị để kết nối như máy tính, laptop, smartphone… Dựa vào yêu cầu của các Doanh nghiệp, để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và chất lượng hơn thì sẽ cần trang bị thêm những thiết bị như: camera, micro, TV, máy chiếu…

Cách tạo phòng họp Zoom

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Zoom trên máy tính. Nếu chưa có tài khoản hãy đăng ký tài khoản Zoom bằng tài khoản Google.

Ảnh bước 1 tạo phòng Zoom

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào giao diện chính của ứng dụng, các bạn sẽ thấy hiển thị giao diện như bên dưới. Chọn New Meeting để tạo cuộc họp mới.

Ảnh bước 2 tạo phòng Zoom

Bước 3: Sau đó, màn hình sẽ hiển thị một phòng họp có một mình bạn. Để mời thêm thành viên tham dự, chọn Participants -> chọn Invite. 

Ảnh bước 3 tạo phòng Zoom

Bước 4: Tiếp đó, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhỏ. Tại đây, các bạn có 3 cách để mời người tham gia.

  • Sử dụng ID và passcode ở ký hiệu số 1 như hình bên dưới: gửi trực tiếp cho những người muốn mời để họ tham gia.
  • Copy link invite để gửi cho những người muốn mời tham gia như ký hiệu số 1.

Ảnh bước 4 tạo phòng Zoom

Nhập trực tiếp gmail người muốn mời tham gia.

Cách tham gia cuộc họp của người khác rất đơn giản.

Cách tham gia cuộc họp của người khác rất đơn giản. Điều kiện là các bạn cần biết được 1 trong 2 thông tin phòng họp: link phòng hoặc ID và passcode. Như vậy, bạn có 2 cách tham gia:

  • Cách 1: nhấn vào link phòng được chủ phòng gửi.
  • Cách 2: Nhận ID và Passcode phòng Zoom. Ở cách này, các bạn làm theo 2 bước sau đây:

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và đăng nhập, tại giao diện chính, chọn Join. 

Ảnh bước 1 mở phòng Zoom

Bước 2: Nhập ID và Passcode để tham gia phòng họp. Các bạn có thể nhập tên muốn hiển thị trong phòng họp vào ô Your Name.

Ảnh bước 2 mở phòng Zoom

Các gói và mức phí để sử dụng Zoom

Tin tốt cho người sử dụng là ứng dụng Zoom đều có sẵn phiên bản miễn phí nhưng nó sẽ bị giới hạn bởi nhiều tính năng – mà chỉ khi bạn mua gói cước để có thể trải nghiệm mà thôi.

Chẳng hạn: Gói Zoom miễn phí cho phép số lượng người tham gia tối đa 100 người, và mỗi cuộc họp chỉ được kéo dài tối đa khoảng 40 phút. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cuộc họp trao đổi thông tin nhiều hơn, đồng nghĩa với việc kéo dài thời lượng sử dụng ra thì bắt buộc bạn phải mua thêm gói cước phí. 

Ảnh các gói mức phí của Zoom

Gói cước phí Zoom có giá cũng rất mềm, chỉ khoảng 14,99 đô la cho mỗi tháng trên mỗi máy chủ. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các gói cùng với những chức năng được đính kèm theo ngay dưới đây:

Đọc thêm:

Hội nghị truyền hình

Họp trực tuyến qua Zalo

Codec là gì?

Zoom Room

Zoom Room là một dịch vụ bổ sung trong phần mềm Zoom Meeting, để kết nối thêm bộ phận khác trong cuộc họp của công ty khi cần thiết. Điều này có nghĩa là bạn cần phải trả thêm một khoản phí hằng tháng (49 đô la cho mỗi phòng) cộng thêm số tiền mà bạn phải trả khi mua gói cước Zoom Meetings mỗi tháng. 

Zoom Room được thiết kế cho những người chủ, quản lý của công ty lớn, khi có nhu cầu kết nối nhiều người và nhiều bộ phận trong cuộc họp. Do đó, dịch vụ này khá đắt tiền. 

Zoom Room bao gồm: màn hình lập kế hoạch (hỗ trợ xem lịch các cuộc họp sắp tới và lên lịch họp mới), chia sẻ màn hình/video và URL tới màn hình trong Zoom Meeting (trường hợp bạn không dùng) khi đang tiến hành cuộc họp trên ứng dụng, … 

Ưu điểm của Zoom

Số lượng người tham gia cao nhất

So với các ứng dụng tương tự trên thị trường Zoom có số lượng người tham gia tối đa cao nhất trên thị trường. Gói miễn phí hỗ trợ tối đa 100 người tham gia, trong khi gói cấp doanh nghiệp có thể chứa tới 500 người tham gia. Một tiện ích bổ sung tùy chọn có thể mở rộng sức chứa lên 1000 người tham gia.

Chất lượng kết nối và hội nghị đáng tin cậy

Một ưu điểm khác của Zoom là độ tin cậy về hiệu suất. Trải nghiệm người dùng tổng thể nói chung là ổn định ở mức trung bình dựa trên các đánh giá từ các cơ quan công nghệ. Nó dễ dàng vượt trội so với các ứng dụng trò chuyện video và hội nghị truyền hình khác như Skype và Facebook Messenger.

Giao diện thân thiện với người dùng

Hầu hết người dùng không cần tạo tài khoản để tham gia cuộc họp. Tất cả những gì họ phải làm là tải xuống ứng dụng trên thiết bị di động của họ hoặc nhấp vào liên kết để tham gia hội nghị truyền hình đã lên lịch hoặc đang diễn ra. Do đó, về cơ bản nó rất dễ sử dụng.

Việc thiết lập cũng không có gì phức tạp. Đăng ký người dùng hoặc tạo tài khoản nói chung là đơn giản. Có một tùy chọn miễn phí cho phép tổ chức hội nghị không giới hạn cho hai người tham gia hoặc hội nghị kéo dài 40 phút cho ba hoặc tối đa 100 người tham gia.

Nhiều tính năng hỗ trợ

Điều khiến nền tảng này khác biệt với tính năng gọi điện video của các ứng dụng nhắn tin là sự phong phú của các công cụ tập trung vào cả năng suất và tính tương tác. Ví dụ, các tính năng chia sẻ màn hình và chú thích cho phép cộng tác và tương tác từ xa trong các cuộc họp từ xa. Các phiên có thể được ghi lại qua đám mây hoặc cục bộ theo các gói trả phí.

Nhược điểm của Zoom và cách khắc phục những lỗi đó

Không ai có thể phủ nhận sự thật rằng Zoom là một phần mềm cực kỳ hữu ích. Tuy nhiên nó cũng có những điểm chưa hoàn hảo, điển hình là người dùng vẫn gặp phải một số trục trặc khi sử dụng phần mềm Zoom. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi dùng Zoom và cách khắc phục:

Không nghe được âm thanh

Đây là lỗi rất thường gặp khi sử dụng Zoom. Những lúc như vậy, bạn cần chú ý 2 điều

  • Thứ nhất, đảm bảo rằng loa âm thanh của bạn đã bật.
  • Thứ hai, bảo đảm rằng loa âm thanh của bạn đã được kết nối với hệ thống Zoom.

Ảnh sửa không nghe được âm thanh của Zoom

Không nghe được âm thanh khi sử dụng Zoom.

Bạn nghe thấy tiếng vang khi người khác nói

Nguyên nhân của việc này là do máy tính hoặc thiết bị của thành viên đó có vấn đề. Lỗi không phải ở phía bạn nên việc duy nhất bạn có thể làm là đề nghị người đó kiểm tra lại thiết bị của mình.

Các thành viên khác nghe thấy tiếng vang khi bạn nói

Tiếng động bắt nguồn từ máy tính của bạn. Khi vấn đền xảy ra, bạn có thể làm theo một trong hai cách dưới đây

  • Điều chỉnh độ nhạy của microphone trên thiết bị của bạn hoặc xem lại khoảng cách giữa microphone của bạn và loa. Trên giao diện của ứng dụng, bạn click bào “Settings” => “Audio”. Tiếp đó, bỏ chọn “Automatically adjust Microphone” và kéo thanh trượt về phía bên trái là được.

Ảnh sửa khi các thành viên khác nghe thấy tiếng vang của mình

  • Dùng tai nghe hoặc tai nghe có gắn microphone để thay thế loa thì âm thành của các thành viên khác sẽ không bị lọt vào microphone của bạn.

Trên đây là những thông tin chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về phần mềm Zoom trong hội nghị trực tuyến. Bạn hẳn đã hiểu rõ Zoom là gì? cùng các tính năng của nó, cách sử dụng nó trên các thiết bị điện tử… Hi vọng những hiểu biết này sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong công việc và cuộc sống. Các bạn muốn tìm hiểu thêm về các thông tin thú vị khác đừng quên ghé HacoLED để đọc thêm nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.