Với tình hình dịch Covid-19 hiện nay cũng như việc doanh nghiệp thành lập nhiều chi nhánh kinh doanh nên nhu cầu họp trực tuyến trở thành cấp thiết hơn bao giờ hết. Lợi ích của họp trực tuyến nhằm báo cáo kết quả kết quả công việc nhanh chóng và tiết kiệm chi phí đi lại.
Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp vẫn chưa nắm được cách setup phòng họp trực tuyến sao cho đảm bảo chất lượng cuộc họp diễn ra tốt nhất. Hãy cùng HacoLED tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm thông tin về setup phòng họp trực tuyến nhé!
01. Phòng họp trực tuyến là gì?
Phòng họp trực tuyến là nơi tiến hành buổi họp giữa hai hoặc nhiều người tại những địa điểm khác nhau. Thông qua internet và những thiết bị hội nghị trực tuyến, dữ liệu âm thanh và video sẽ được truyền đi phục vụ cho mục đích giao tiếp và tương tác trong thời gian thực.
02. Setup phòng họp trực tuyến cần thiết bị gì?
Các thiết bị cần thiết bao gồm:
- Bộ thiết bị họp trực tuyến
- Thiết bị cung cấp đường truyền mạng
- Màn hình hiển thị
- Một số thiết bị hỗ trợ khác
2.1 Bộ thiết bị họp trực tuyến
Để thu được hình ảnh và âm thanh, bạn cần một thiết bị họp trực tuyến bao gồm:
- DECODE – Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh và truyền qua đường truyền.
- Camera – Thu tín hiệu hình ảnh.
- Micro – Thu tín hiệu âm thanh.
- Remote – Điều khiển từ xa
- Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
Ngoài ra, trong một số trường hợp cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit)
Đọc thêm:
- Top X Micro hội nghị chính hãng tốt nhất hiện nay
- Top X camera hội nghị chính hãng tốt nhất hiện nay
2.2 Đường truyền mạng
Để truyền được tín hiệu âm thanh, hình ảnh đi thì phải cần tín hiệu internet. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp của bạn.
Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:
– Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải Full HD.
– Với giải pháp đa điểm: Đường truyền cũng phải đạt ít nhất 1 Mbps tại mỗi điểm nhánh. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh còn lại.
Mô hình họp trực tuyến dưới đây bạn có thể tham khảo:
Ngoài ra, thiết bị họp trực tuyến còn được dùng qua Skype và Skype for Business.
Đọc thêm: Điểm khác biệt giữa họp trực tuyến qua skype và họp trực tuyến qua skype for business
2.3 Màn hình hiển thị
Để có thể hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ ta sẽ cần đến màn hình. Bạn có thể sử dụng tivi, màn hình ghép, màn hình LED, máy chiếu hay màn chiếu quang học,…và bạn có thể sử dụng nhiều màn hình cùng lúc.
2.4 Một số thiết bị hỗ trợ
Tùy vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác nhau như: micro, loa, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ…
03. Bảy bước setup phòng họp trực tuyến
Đầu tiên, xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm
Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức để xây dựng mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là point – to – point (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multipoint (Mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).
Thứ hai, xác định ngân sách đầu tư
Bạn cần xác định được ngân sách đầu tư tối đa là bao nhiêu, từ đó lựa chọn được giải pháp và thiết bị phù hợp nhất.
Thứ ba, khảo sát phòng họp
Xác định số lượng người tham dự, có thể chia ra các mức độ sau:
– Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trưởng phòng tham gia cuộc họp hoặc giảng viên giảng dạy từ xa,…Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí nhất là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp.
– Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm người tham gia họp giao bạn giữa văn phòng chính và chi nhánh. Trong trường hợp này, bạn cần đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.
– Nhóm trên 10 người: Trường hợp này bạn nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, có khả năng quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự cuộc họp. Có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/ vị trí khác nhau.
Sau đó, đo diện tích phòng họp:
Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.
Thứ tư, lựa chọn thiết bị
Khi có các thông tin cơ bản trên, bạn cần tìm đến đơn vị hỗ trợ tư vấn cách thiết lập phòng họp phù hợp nhất cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn.
HacoLED là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về việc cung cấp giải pháp tổng thể cho dự án phòng họp trực tuyến. Bạn có thể liên hệ theo số Hotline: 034 232 4488 để được tư vấn kỹ càng về giải pháp cho nhu cầu của bạn.
Thứ năm, lên giải pháp
Bước này, đơn vị cung cấp và lắp đặt sẽ bàn bạc với bạn và lên giải pháp cho bạn chọn lựa.
Thứ sáu, xây dựng mô hình
Bước này, đơn vị cung cấp và lắp đặt sẽ xây dựng cho bạn.
Thứ bảy, lắp đặt
Sau khi lên giải pháp và mô hình, HacoLED sẽ triển khai lắp đặt thiết bị phòng họp giao ban trực tuyến nhanh chóng. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ khi có bất kỳ vấn đề phát sinh nào xảy ra.
04. Sáu lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến
Về yếu tố nội thất
Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp.
Lưu ý, nên lựa chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera để quan sát người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.
Lựa chọn tông màu phù hợp
Bạn không nên chọn những tông màu quá rực rỡ, gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Ngoài ra, bạn không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hiển thị video.
Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,…để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng như tạo sự tập trung cho người dự họp.
Hạn chế trang trí
Nên hạn chế trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến. Theo đó, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình.
Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.
Mức độ ánh sáng cho phòng họp
Để đảm bảo hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 Lux, ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 Lux. (Lũ là đơn vị tính công suất ánh sáng, lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể: 1 Lux = 1 Lumen/m²)
Lưu ý, nên tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong quá trình họp.
Độ cách âm của phòng họp
Bạn nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền có tạp âm gây cản trở người nghe.
Lợi ích của phòng họp trực tuyến
- Tiết kiệm thời gian: Tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đại
- Địa điểm linh hoạt ở bất cứ đâu: Các thành viên còn lại có thể thực hiện cuộc họp trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.
- Nhanh chóng và cấp bách: Nhờ việc tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn kịp thời tổ chức các buổi họp khẩn, họp gấp, ký hợp đồng, thương thảo,v…v; Tận dụng được tối đa các cơ hội.
- Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: Không cần phải ghi chép, tất cả nội dung về cuộc họp, hội thảo, hội nghị của bạn đều được lưu trữ trên điện tử đám mây hoặc bản mềm.
- Phát trực tuyến cho nhiều người xem trên mạng xã hội, website
- Lưu trữ & bảo mật: Tất cả thông tin về cuộc họp đều do bạn kiểm soát và được lưu trữ tự động trên điện toán đám mây, không cần ghi chép
- Mang đến phong cách làm việc văn minh, chuyên nghiệp.
- Phòng tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh Covid-19 khi giảm thiểu tối đa các tiếp xúc gần và việc tập trung đông người không cần thiết.
Trên đây là những thông tin cơ bản về setup phòng họp trực tuyến mà chúng tôi mang đến cho bạn. Hy vọng giúp ích cho bạn. Đừng quên ghé qua HacoLED để tìm đọc những thông tin thú vị khác.
Có thể bạn quan tâm:
- Điểm khác biệt giữa hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình
- 09 Điều bạn cần biết về hội nghị truyền hình
Nếu bạn có nhu cầu về giải pháp tổng thể cho dự án phòng họp trực tuyến thì có thể liên hệ với chúng tôi:
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ HACO VIỆT NAM
- Trụ sở Hà Nội
- Địa chỉ: Số 17, Ngõ 10, P. Nghĩa Đô, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline: 0242 242 4488
- Trụ sở Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: 12, G11, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0286 672 8779
- Email: admin@hacoled.com
- Website: https://hacoled.com
