03 Giải pháp hội nghị trực tuyến phù hợp với mọi doanh nghiệp 2023

Giải pháp hội nghị trực tuyến đang là xu hướng phát triển trong tương lai. Việc đầu tư phòng họp trực tuyến là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những lợi ích khi tổ chức những cuộc hội mà bên cạnh đó còn mang lại những thuận lợi về sau. Vậy hội nghị trực tuyến là gì? Có những giải pháp hội nghị trực tuyến nào? Cùng HacoLED theo dõi bài viết dưới dây nhé!

1. Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến ngoài ứng dụng cho các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thì còn ứng dụng dụng trong các chương trình đào tạo, giảng dạy ở các trường học hoặc một số trung tâm, bệnh viện.

2. Những trường hợp nào bạn cần đến giải pháp hội nghị trực tuyến

Giải pháp hội nghị trực tuyến sẽ thực sự cần thiết trong các trường hợp sau:

2.1 Thường xuyên tổ chức hội họp

Với nhiều doanh nghiệp rất thường xuyên phải tổ chức hội họp thì giải pháp teleconference là sự lựa chọn đúng đắn dành cho bạn. Việc tổ chức cuộc họp tức nhất rất mất thời gian và phức tạp, nhưng với giải pháp hội nghị trực tuyến thì bạn có thể ngồi tại chính văn phòng của mình vẫn có thể tham gia cuộc họp bình thường

2.2 Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại

Với doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức thường xuyên làm việc với các đối tác quốc tế thì việc đi lại khá bất tiện và tốn nhiều chi phí. Thế nên, họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vấn đề cũng sẽ được giải quyết hiệu quả. Với sự hỗ trợ của hệ thống mạnh mẽ hiện nay, việc kết nổi trở nên nhanh chóng, dễ dàng mà chất lượng cuộc họp cũng sẽ được đảm bảo ổn định và liền mạch.

2.3 Tổ chức cuộc họp với số lượng

Có những cuộc họp có thể lên đến hàng nghìn người như trong các khu công nghiệp, nhà máy sản xuất. Do đó, việc áp dụng họp trực tuyến tạo nên sự tiên lợi mỗi khi tổ chức cuộc họp với số lượng người lớn như vậy. Điều này giúp lãnh đạo hoặc các phòng ban quản lý có thể truyền tải thông tin nhanh chóng tới toàn bộ nhân viên. 

3. Ba giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến nhất hiện nay

3.1 Giải pháp họp trực tuyến qua điện thoại

Điện thoại hội nghị là thiết bị chuyên dụng cho các phòng họp, về cơ bản nó giống như một chiếc điện thoại thông thường nhưng được trang bị micro hiện đại hơn, có độ nhạy cao và khoảng cách có thể lên đến 5m và thu âm 360 độ và một điểm nữa đó là có thể kết nối với nhiều điểm cùng 1 lúc.

– Ưu điểm: Chi phí rẻ, hiệu quả, đáp ứng đúng nhu cầu

– Nhược điểm: chỉ có thể trao đổi qua âm thanh, không hỗ trợ hiển thị hình ảnh

Đọc thêm: Top X điện thoại hội nghị trực tuyến chính hãng phổ biến nhất hiện nay

3.2  Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web

Đây là hình thức tổ chức cuộc họp trên các phần mềm hoặc webchat có hỗ trợ họp trực tuyến miến phí như Zalo, Messenger, Skype, Google Hangouts, Zoom, Google Meet,…nhưng khi sử dụng những ứng dụng này thì chức năng hội họp lại rất hạn chế, phù hợp cho các cuộc họp tức thời, họp nhanh.

– Ưu điểm: Chi phí đầu tư thấp, có thể tận dụng các thiết bị smartphone hoặc máy tính, laptop của mình.

– Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng,…

Đọc thêm: Top X phần mềm họp trực tuyến miễn phí hiện nay

3.3 Giải pháp họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp qua thiết bị hội nghị truyền hình là hình thức sử dụng hệ thống thiết bị phần cứng kết hợp với phần mềm để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua môi trường internet.

Đây là giải pháp khá tốn kém vì doanh nghiệp phải đầu tư thiết bị phần cứng tại các điểm cầu, nhu cầu họp bao nhiêu điểm thì phải thiết lập bấy nhiều hệ thống thiết bị riêng việt. Dù phải bỏ ra chi phí cao nhưng hiệu quả mang lại là vô vùng tuyệt vời.

– Ưu điểm: Được cung cấp nhiều tính năng hiện đại, có thể họp cùng lúc nhiều điểm cầu, trình chiếu thông tin dữ liệu rõ nét, nâng cao trải nghiệm người tham gia.

– Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao

Đọc thêm: Top X sản phẩm chuyên dụng phổ biến trong hội nghị truyền hình

Vậy nên chọn giải pháp nào là phù hợp nhất

Với công ty nhỏ, một trụ sở chính, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị thì chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như Skype for Business.

Với công ty vừa và lớn, có 2 chi nhánh trở lên, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn thiết bị hội nghị truyền hình cho chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.

4. Lợi ích của hội nghị trực tuyến mang lại

Thời đại công nghệ ngày càng phát triển, cho nên các sản phẩm nhằm phục vụ việc hội họp cũng ngày trở nên hiện đại và tối ưu hơn. Với việc áp dụng các thiết bị hội nghị trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp lợi ích:

• Kết nối nhanh, chính xác với rất nhiều người ở mọi địa điểm, xoá bỏ khoảng cách địa lý.
• Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu chi phí, thời gian di chuyển.
• Trao đổi thông tin, xử lý vấn đề kịp thời, nhanh chóng, nâng cao sự hợp tác với khách hàng, đối tác.
• Đào tạo chuyên môn dễ dàng, hiệu quả
• Ứng dụng được rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau

5. Bốn yếu tố để bạn tổ chức một cuộc họp trực tuyến

5.1 Về thời gian ngày tháng

Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm là quyết định ngày và giờ cho hội thảo trực tuyến. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.

5.2 Về thiết bị bạn sẽ sử dụng

Sử dụng đúng thiết bị là rất quan trọng nếu bạn muốn chạy một hội nghị thành công. Như đã đề cập, nếu bạn có kế hoạch tổ chức một hội nghị điện thoại đơn giản. Thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. 

Đối với một hội nghị cần có video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micrô và camera quay video kèm theo. Và đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.

5.3 Lập kế hoạch chương trình

Tốt nhất là một ngày trước chuyển tiếp một chương trình họp cho mọi người tham gia. Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác. 

5.4 Đừng để hội nghị bị phân tâm

Thật dễ dàng để đi lang thang vì khi đó sẽ có nhiều người có thể thậm chí không nói chuyện với nhau nhiều. Vì vậy, người đứng đầu hội nghị phải đảm bảo chương trình làm việc được tuân theo.

Đây là cách bạn có thể tổ chức một teleconference trong cuộc sống thực. Tuy nhiên, ngay cả khi hội nghị kết thúc, bạn có một nhiệm vụ quan trọng cần làm, và đó là gửi các ghi chú cuộc họp hoặc một bản tóm tắt của hội nghị cho những người tham gia. Điều này sẽ giúp họ nhớ lại bất cứ điều gì đã xảy ra trong cuộc họp và do đó họ sẽ nhớ nhiệm vụ họ phải thực hiện như đã thảo luận trong hội nghị.

6. Đơn vị cung cấp giải pháp hội nghị trực tuyến

Với tiêu chí:

Chuyên nghiệp – Chất lượng – Cạnh tranh

HacoLED cam kết sẽ mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp hội nghị trực tuyến tổng thể với giá thành cạnh tranh nhất khi tham gia hợp tác cùng với chúng tôi.

Để phục vụ tốt nhất yêu cầu của Quý khách, công ty chúng tôi cam kết chỉ bán các sản phẩm trong giải pháp hội nghị trực tuyến chất lượng, chính hãng, nói không với những mặt hàng kém chất lượng, xuất xứ không rõ ràng.

Chúng tôi luôn kiểm tra cẩn thận các sản phẩm trước khi bán.

7. Liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ HACO VIỆT NAM

• Trụ sở Hà Nội
  • Địa chỉ: Số 17, Ngõ 10, P. Nghĩa Đô, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Hotline: 0242 242 4488
• Trụ sở Hồ Chí Minh
  • Địa chỉ: 12, G11, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, Hồ Chí Minh
  • Hotline: 0286 672 8779
• Email: admin@hacoled.com
• Website: https://hacoled.com